Aufwendungen für Kalender mit Firmenlogo nur bei Einhaltung formeller Vorschriften abzugsfähigKIosten müssen einzeln und getrennt von sonstigen Betrie­bs­ausgaben aufgezeichnet werden

Die Klägerin des zugrunde liegenden Falls ließ Kalender mit Firmenlogo und Grußwort der Geschäfts­führerin herstellen, die sie Kunden, Geschäfts­partnern und sonstigen Personen (z.B. auf Messen) übergab. Die Kalender wurden im Wesentlichen mit einer Grußkarte in der Weihnachtszeit versandt. Die Herstellungskosten pro Kalender betrugen weniger als 40 Euro. Die Klägerin machte diese als Betriebsausgaben geltend. Das Finanzamt versagte den Betrie­bs­aus­ga­be­nabzug.

Aufwendungen müssen auf mehreren besonderen Konten innerhalb der kaufmännischen Buchführung verbucht

Das Finanzgericht Baden-Württemberg entschied, dass es sich bei den Kalendern um ein Geschenk handle. Die Zuwendung sei unentgeltlich erfolgt. Die Geschenke dürften den Gewinn nicht mindern. Die Klägerin gehe zwar zu Recht davon aus, dass Aufwendungen für Geschenke steuerlich abzugsfähig seien, wenn die Anschaffungs- oder Herstel­lungs­kosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt 40 Euro nicht übersteigen. Voraussetzung für deren Abzugsfähigkeit sei jedoch, dass die Aufwendungen hierfür einzeln und getrennt von den sonstigen Betrie­bs­ausgaben aufgezeichnet werden. Diese besonderen Aufzeich­nungs­pflichten, die auch für Werbegeschenke, die selbst Werbeträger seien, anzuwenden seien, habe die Klägerin nicht erfüllt. Sie habe die Aufwendungen nicht auf einem besonderen Konto oder mehreren besonderen Konten innerhalb der kaufmännischen Buchführung verbucht. Die Klägerin habe die Aufwendungen auf einem Konto gebucht, das nicht lediglich Aufwendungen für Geschenke umfasse. Aufzeichnungen außerhalb der Buchführung reichten auch bei einer datenmäßigen Verknüpfung nicht aus. Die besonderen Aufzeich­nungs­pflichten seien verfas­sungsgemäß, auch wenn deshalb betrieblich veranlasster Aufwand nicht abgezogen werden könne. Das Abzugsverbot sei sachlich gerechtfertigt. Zweck der getrennten Aufzeichnung sei, dem Finanzamt die Feststellung zu erleichtern, ob und in welchem Umfang Aufwen­dun­gen­vor­liegen, für die das Abzugsverbot gelte. Dies könne nur durch eine getrennte Erfassung innerhalb der Buchführung geschehen. Im Übrigen seien Geschenke regelmäßig privat mitveranlasst. Zur Vereinfachung der Besteuerung habe daher der Gesetzgeber die Abzugsfähig von Aufwendungen für Geschenke sowie die Voraussetzungen hierfür, einschließlich der Aufzeich­nungs­pflichten, gesetzlich geregelt (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 1, Absatz 7 Einkom­men­steu­er­gesetz).