Verwendung einer Excel-Tabelle führt nicht zwingend zu einem Mangel der KassenführungKeine Auswirkungen der mangelhaften Führung der offenen Ladenkasse auf elektronische Kassenführung

Im hier vorliegenden Fall betrieb die Klägerin in den Streitjahren 2011 bis 2013 einen Irish Pub mit Getränke- und Speisenangebot. Sie ermittelte ihren Gewinn durch Bilanzierung und verwendete für die Erfassung der Bareinnahmen im Pub eine elektronische Registrierkasse. Die in den vollständig vorliegenden Z-Bons ausgewiesenen Einnahmen übertrug die Klägerin unter Ergänzung von Ausgaben und Bankein­zah­lungen in eine Excel-Tabelle, mit der sie täglich den Soll- mit dem Ist-Bestand der Kasse abglich. Darüber hinausgehende Kassenberichte erstellte die Klägerin nicht.

Teilweise Bareinnahmen in offenen Ladenkassen ohne Kassenberichte geführt

Außerhalb des regulären Betriebs nahm die Klägerin auch an Sonder­ver­an­stal­tungen teil, bei denen sie Erlöse aus dem Verkauf über Außentheken erzielte. Hierfür nutzte sie teilweise geliehene elektronische Regis­trier­kassen, deren Einnahmen die Klägerin in der gleichen Form erfasste wie die Erlöse im Haus. Teilweise erfasste sie Bareinnahmen aber auch in offenen Ladenkassen, für die sie keine Kassenberichte führte. Die Einnahmen der Sonder­ver­an­stal­tungen trug sie ebenfalls in die Excel-Tabelle ein.

Finanzamt rügt ordnungswidrige Buchführung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung beanstandete das Finanzamt - neben kleineren Mängeln, z.B. in Bezug auf die Verbuchung von Gutscheinen - insbesondere die Verwendung der Excel-Tabelle im Rahmen der Kassenführung. Wegen der jederzeitigen Änderbarkeit erfülle die Verwendung eines solchen Compu­ter­pro­gramms nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung. Auf Grundlage einer überschlägigen Geträn­ke­ka­l­ku­lation nahm es zu den erklärten Umsätzen von jährlich gut 300.000 € Sicher­heits­zu­schläge zum Umsatz und Gewinn zwischen 15.000 € und 29.000 € pro Jahr vor. Hiergegen wandte die Klägerin ein, dass ihre Buchführung ordnungsgemäß sei, da die Ursprungs­auf­zeich­nungen (Z-Bons, Belege über EC-Kartenzahlungen und Ausgaben) unabänderlich seien.

FG: Kassenbericht nur im Rahmen einer offenen Ladenkasse erforderlich

Das Finanzgericht Münster hat der Klage überwiegend stattgegeben. Die Buchführung der Klägerin sei nur insoweit formell ordnungswidrig, als sie im Rahmen der Sonder­ver­an­stal­tungen offene Ladenkassen ohne Führung täglicher Kassenberichte eingesetzt und die Gutscheine nicht ordnungsgemäß verbucht habe. Ein täglicher Kassenbericht, der auf der Grundlage eines Auszählens der Bareinnahmen erstellt wird, sei nur im Rahmen einer offenen Ladenkasse erforderlich.

Bei elektronische Registrierkasse geordnete Ablage der Belege ausreichend

Soweit die Klägerin ihre Bareinnahmen in einer elektronischen Registrierkasse erfasst habe, seien die Kassen­auf­zeich­nungen dagegen ordnungsgemäß. Hierfür genüge eine geordnete Ablage der Belege. Der tägliche Abgleich von Soll- und Ist-Bestand durch Nutzung einer Excel-Tabelle sei unschädlich, da ein derartiger Kassensturz nach den gesetzlichen Vorgaben nicht erforderlich sei. Da die einzelnen Mängel für jede verwendete Kasse gesondert zu beurteilen seien, wirke sich die mangelhafte Führung der offenen Ladenkasse nicht auf die Verwendung der elektronischen Regis­trier­kassen aus.

Sicher­heits­zu­schlag für nicht ordnungsgemäßen Kassenführung bei offenen Ladenkassen

Angesichts der nicht ordnungsgemäßen Kassenführung hinsichtlich der offenen Ladenkassen bei den Sonder­ver­an­stal­tungen und der Gutscheine hat der Senat einen Sicher­heits­zu­schlag i.H.v. 2.000 € pro Streitjahr als plausibel und wirtschaftlich realistisch erachtet. Die überschlägige Geträn­ke­ka­l­ku­lation des Finanzamts könne nicht herangezogen werden, da es wegen der fehlenden Trennung der Geträn­ke­einkäufe andererseits nicht möglich sei, die Sonder­ver­an­stal­tungen isoliert zu kalkulieren.